in2success

Wir machen Podcasts über in2success, Microsoft Technologie und Projekt-Management

Since 04/2022 41 Episoden

Microsoft Viva Goals

Unser Einsatz und Erfahrungsbericht

15.03.2023 20 min

Zusammenfassung & Show Notes

Möchtest du auch endlich effektives Management in deinem Unternehmen einführen? Dann solltest du unbedingt unseren Podcast hören, in dem wir dir die Methode von OKRs und Key Results mit Microsoft Viva Goals näher bringen. Du erfährst, wie du damit die Ziele deines Unternehmens und deiner Teams klar definierst und messbar machst.
Wir teilen unsere Erfahrungen bei der Umsetzung dieser Methode und geben dir Tipps, wie du mögliche Stolperfallen umgehst. Dabei stellen wir dir auch das Tool "Viva Goals" vor, das dich bei der Visualisierung und Überwachung deiner Ziele unterstützt.
Als erfahrene Experten im Bereich Microsoft Teams, Microsoft 365 und Security stehen wir dir auch gerne für weitere Fragen und Anliegen zur Verfügung. Besuche unsere Webseite www.in2success.de oder kontaktiere uns per E-Mail unter hello@in2success.de. Wir freuen uns darauf, dir dabei zu helfen, dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen!

Transkript

Heute geht es um das Thema Microsoft Viva Goals und wie wir das bei uns in der InterSuccess eingeführt haben. Die Moderation übernimmt heute Michael und wir sprechen am Anfang darüber, was genau eigentlich OKR bedeutet, was dahinter steht und wie wir mit Microsoft Viva Goals vorangegangen sind, wie wir das bei uns eingeführt haben, welche Probleme wir damit hatten und wie wir letztendlich alles so gelöst haben, dass es sich für uns rentiert. Ich wünsche euch ganz viel Spaß beim Hören dieser Folge. Hallo zum InterSuccess Podcast. Heute mit einem besonderen Thema, denn heute befassen wir uns wieder einmal damit, was wir als interne Applikation, als interne Prozesse bei uns zum Einsatz haben und hierfür habe ich zwei wunderbare Gäste, nämlich zum einen mein Kollege Gerrit. Hallo. Und zum anderen meinen Kollegen Patrick. Hallo Michael, danke, dass wir dabei sein dürfen. Ich freue mich, dass ihr die Zeit gefunden habt, denn ich möchte mit euch über ein Thema sprechen, über das wir mindestens die nächsten drei Stunden reden können. Vielleicht schaffen wir es auch kürzer, aber das seht ihr ja in der Laufzeit von der Podcast-Sendung schon, denn wir möchten heute über Viva sprechen und damit nicht wirklich die drei Stunden werden, wollen wir uns einem einzigen Modul von Viva widmen, nämlich Viva Goals. Viva Goals ist bereits seit einigen Monaten bei uns im Einsatz und wir dachten, es wäre eine gute Idee, mit euch zu teilen, was unsere Erfahrungen damit sind und einen kleinen Blick hinter die Kulissen zu geben. Doch bevor wir einsteigen in dieses spezielle Produkt Viva Goals oder auch grundsätzlich der Viva Suite, möchte ich ganz kurz, kann mir einer von euch helfen. Ganz oft, wenn ich von der Viva Goals Implementierung höre, höre ich, da muss man OKRs mit einsetzen. Wenn ich jetzt aber bei Microsoft schaue, dann finde ich zu OKRs kein Produkt, was da im Backend mitlaufen soll. Was verbirgt sich denn dahinter? OKRs sind auch nicht von Microsoft, sondern es ist allgemein für Unternehmen, die sich da auch bestimmte Ziele setzen wollen. Also OKRs heißt einfach erst mal Objective and Key Results. Dabei ist es so, dass wir uns ein Objective, also ein qualitatives Statement, sag ich jetzt mal, ausdenken, was wir improven wollen, also wo wir unser Unternehmen verbessern wollen. Das kann dann irgendwas sein, wie wir wollen unseren Marketing steigern, wir wollen nächstes Jahr 10.000 Neukunden gewinnen. Und für dieses OKR, also für dieses Objective, brauchen wir dann auch bestimmte Key Results, also messbare Statements, die wir einfach messen können, die wir nachvollziehen können. Wie zum Beispiel, also was müssen wir dafür tun? Sei es jetzt, wir wollen unser Marketing steigern, wir nehmen mehr Podcasts auf. Wie wäre zum Beispiel ein Key Result dafür? Okay, das hört sich sehr generisch an. Ist denn Viva Goals das einzige, was damit genutzt werden kann? Nein, ganz im Gegenteil. OKRs existieren schon viel länger. Als Management-Methode gibt es OKRs schon ewig. Und Gerrit hat das völlig richtig erzählt, dass zuerst setzt man sich eben das Objective, etwas, was man verbessern möchte und erreichen möchte. Und dann kommen eben die Key Results runter. Und in der ganz klassischen By-the-Book-Methode setzt man sich hier immer drei Monate Horizonte und geht dann nach drei Monaten in sich und schaut, wie weit ist man hingekommen, wie weit hat man seine KPIs erreicht, folgt man immer noch dem Objective und auch so kann man das genauso in Microsoft Viva umsetzen. Viva ist praktisch ein Tool, um dieses Management-Framework praktisch tooltechnisch zu begleiten. Und Michael, wir beide haben ja uns letztes Jahr zusammengesetzt und gesagt, damit wollen wir auch in Adaptation to Success arbeiten und das auch dafür hernehmen, um unsere eigenen Ziele praktisch zu verfolgen, um auch eine klare Richtung zu geben. Was ist dir denn aus den ersten Gesprächen so hängen geblieben oder aus den ersten Themen, als wir uns mit dem Thema Viva Goals rund um OKR beschäftigt haben? So ein bisschen muss ich jetzt leider meine Rolle fallen lassen, weil ich bin bewusst schon so eingestiegen, dass ich gesagt habe, erklärt mir das mal. Aber ich wusste tatsächlich schon, was sich dahinter verbirgt. Dankeschön für die sehr gute Erklärung. Ja, wir haben seit Jahren versucht, eine technische Lösung zu finden für einen Ansatz, den wir schon ewig lang verfolgt haben. Nämlich ohne der starken Ausprägung in Form von OKRs, aber mit Hilfe von Zielen bestimmte, also bestimmte durch, nämlich durch die Nutzung von Aktivitäten bestimmte Ziele zu erreichen und die zu visualisieren. Ich glaube, das war einer der Kerngedanken, die uns vorangetrieben haben, Viva Goals zu nutzen. Hast du noch einen anderen Aspekt, so aus der frühen Überlegung, den wir mit umsetzen wollten? Du meinst jetzt mit Viva Goals direkt? Ja, ich glaube, der Grundansatz, der uns extrem gefällt bei Viva Goals ist, dass wir sogenannte Firmenobjectives festlegen, übergeordnet, quasi einen Kompass aufzeigen für all diejenigen, die jetzt in das Tool reingehen und die genau wissen, aha, hierhin entwickelt sich also oder möchte sich die IntoSuccess hinentwickeln und daran können wir uns orientieren. Und wir haben ja dann, ich glaube ursprünglich waren es mal fünf, jetzt im Ergebnis sind es glaube ich sechs Objectives auf Firmenebene zurechtgelegt und gesagt, okay, und alles darunter muss und sollte jetzt auf diese Objectives einzahlen. Das können ja wieder Unterobjectives sein und darunter noch mal dann die KPIs kommen, aber damit eigentlich so die Richtung und der Weg, den wir beschreiten wollen, die Strategie klar ist. Dafür haben wir das praktisch mit dem Tool gemacht und ich bin extrem glücklich, weil wir jetzt eine sehr schöne Visualisierung haben, integriert in der ganzen Microsoft Suite. Es gibt ja eine direkte Integration auch in Microsoft Teams, um praktisch zu sehen, wohin gehen die persönlichen Ziele, wohin gehen Teamziele und sehe wunderbar, dass auch die praktisch dann auf die übergeordneten Firmenziele einzahlen. Das ist für mich so ein absolutes Highlight, wenn ich über Viva Goals nachdenke. Jetzt hast du gerade die persönlichen Ziele angeschnitten. Wir haben von dieser initialen Visualisierungsidee auch, dass wir die Möglichkeit haben, möglichst gut darzustellen, was die Firmenziele sind. Auch den nächsten Schritt Richtung persönlicher Ziele gemacht. Die haben wir jetzt dann auch zum direkten Nachverfolgen durch Viva Goals. Mich würde interessieren, aus der reinen Brille, also mal von der reinen Brille der Geschäftsführung wegzukommen. Gerrit, wie hat sich das denn für dich angeführt? Du bist ja schon eine Zeit lang da, auch ohne diese Tool- Unterstützung. Wie fühlt sich das ganze Thema persönliche Ziele jetzt dann mit Viva Goals für dich an? Also auf jeden Fall zu dem, wir haben es ja vorher nur aufgeschrieben und bei uns gepflegt und jetzt das Visuelle vor einem zu haben, das gibt einem auch noch mal so ein bisschen so einen Push nach vorne, das zu erledigen. Sei es jetzt einfach mal, man gibt sich, wie beim Marketing, die stellt sich Podcasts ein, die man im Jahr machen möchte und man kann da nicht nur machen, okay, ich möchte so und so viele Podcasts im Jahr machen, sondern ich möchte pro Quartal drei Podcasts aufnehmen. Zum Beispiel. Man setzt sich noch mal diese kleineren Ziele und für mich ist es einfach noch mal viel, viel übersichtlicher, auch was ja auch schon mal in einem Podcast hier besprochen wurde. Wir haben ja auch ein Weiterbildungsbudget, das weiterhin zu tracken zum Beispiel, wie viel man davon noch zur Verfügung hat. Es ist für die Planung deutlich besser und man lernt dadurch ja auch noch mal, da wir auch in anderen Unternehmen tätig sind, diese Management-Methode einfach kennen. So überhaupt was andere Unternehmen benutzen ja auch wahrscheinlich, OKRs oder Key Results und kann damit schon mal was anfangen und weiß auch was, was das damit heißt. War das, diese Umstellung einfach oder hast du das Gefühl, dass die Umstellung sehr schnell Früchte getragen hat? Also ich glaube, sie hat schnell Früchte getragen, aber sie war auch nicht gerade einfach. Ich hatte am Anfang bei mir das Problem, dass ich falsche, sag ich mal, Objectives eingestellt habe. Diese Objectives hätten eigentlich Key Results sein müssen. Wir wissen ja, bei Objectives ist es schwer messbar. Wir wollen also da dieses Objective durch Key Results messen und ich habe dann auch teilweise Fortbildungen bei mir als Objective eingetragen, die also nur quasi einen Wert von 0 haben, wenn ich sie nicht gemacht habe oder von 1 haben, wenn ich sie gemacht habe. Und so kommt man dann noch mal in die Denkweise rein, wie ordne ich das besser und lerne diese Struktur besser kennen. Zum Beispiel wäre dann das Objective Weiterbildung bei mir und darunter wären dann Fortbildungen, die ich mache im Thema Projektmanagement. So, man dröselt das quasi noch mal mehr auf und beschäftigt sich einfach noch mal mehr mit den Zielen, als es einfach nur stumpf hinzuschreiben. Und macht sich da noch mal viel, viel mehr Gedanken überhaupt mit, was möchte ich denn dieses Jahr erreichen? Und nicht nur einfach, okay, ich mache das jetzt, aber was für einen Effekt hat das bei mir dann theoretisch irgendwie? Es ist klar, dass man im Hinterkopf hat, ja, ich lerne durch eine Weiterbildung natürlich was, aber ist es halt immer schön zu sehen, wenn man, was man dann im Jahr auch geschafft hat. Ich persönlich, ich habe ein, also erst mal danke Gerrit, bevor ich das vergesse, weil das spiegelt tatsächlich auch ein bisschen meinen Blick wieder, der mir gezeigt hat, dass der Gedanke von wir haben jetzt eine Tool-Unterstützung zu, wir nutzen diese Tool-Unterstützung richtig, doch ein relativ langer Weg war. Patrick, hast du noch bestimmte Situationen, Auffälligkeiten vor Augen, die wir bei der, bei der Einführung hatten? Oder vielleicht auch nicht nur bei der Einführung, sondern teile doch gerne mal, wie wir die Einführung gemacht haben, wenn es schon nicht so einfach ist, diesen Umstieg zu schaffen. Ja, ich glaube, du hast wunderbar gerade noch die Frage in die richtige Richtung abgegeben. Der Einstieg lief so ab, dass nachdem wir festgelegt hatten, welche übergeordneten Ziele wir eben erreichen wollen, wie die Strategie aussieht, dass wir die im Vorfeld schon einfach bekannt gegeben haben und nicht einfach irgendwie, sag ich mal, so einfach vorgelegt haben, sondern wir haben die erklärt, wir haben ein Meeting gemacht, wo eben die ganze Platte für einmal eingeladen wurde und haben aufgezeigt, wo soll es hingehen, warum wollen wir in diese Richtung gehen und haben dafür einfach erst mal eine Verständnisbasis aufgebaut, um dann auch zu sagen, und das sind die übergeordneten Ziele, an denen sich jetzt auch alles orientieren soll. Und nehmt euch Zeit, um darüber nachzudenken, was bedeutet das auch für euch, was bedeutet das für persönliche Ziele, für Teamziele und gebt uns aber auch Feedback ganz direkt, wenn ihr der Meinung seid, da geht vielleicht etwas in die falsche Richtung, dann besprecht das mit uns. Und das war eine sehr sinnvolle Entscheidung, dass wir das mit einer sehr langen Vorankündigung gemacht haben und dementsprechend bin ich gleicher Meinung, diese ganze Implementation, um jetzt auf den ersten Teil deiner Frage einzugehen, hat für mich auch extrem lange gedauert und viel, viel länger, als ich gedacht habe. Ich will nicht sagen, dass es schmerzhaft war, ganz im Gegenteil, es hat sehr viel Spaß gemacht, aber es ist durchaus intensiv. Liegt unter anderem daran, dass einfach auch das Tool Viva Goals nicht komplett selbsterklärend ist. Man muss sich da reinfuchsen. Es hat die ein oder andere Stolperfalle, die wir dadurch kennengelernt haben und natürlich auch jetzt wunderbar weitergeben können. Und das hat das Ganze natürlich, den Prozess hat es einfach in die Länge gezogen. Aber wie gesagt, immer wenn man etwas mit Leidenschaft macht, wenn man etwas dahinter ist, es macht wahnsinnig viel Spaß und wir stehen jetzt vor einem Produkt, wo wir sagen, alles ist eingetragen, alle Ziele sind dort drin, alle Objectives sind eingetragen und wie wir schon mehrfach gesagt haben, wir haben jetzt eine wunderbare Visualisierung und können die praktisch für uns über die nächste Zeit nutzen und können darüber hinaus vielleicht auch in Zukunft mal einen Erfahrungsbericht rückblickend abgeben, wie dann das Ganze jetzt dann über mehrere Jahre, schrägste Monate gelaufen ist. Wir stehen ja noch relativ am Anfang. Ich persönlich muss auch sagen, gerade die Visualisierung, auch wenn ich da jetzt glaube ich zum vierten Mal drauf rumreite in diesem Podcast, ist tatsächlich etwas, das mir und auch den Kollegen hilft und den Kollegen, weil wir da als Rückmeldung bekommen, ich weiß worauf ich hinarbeite und nicht nur für mich persönlich, sondern ich habe vor Augen, was für die Firma wichtig ist, wo die Priorität für die Firma liegt. Wir haben da vielleicht auch aus dem internen Bereich erzählt, wir haben keine Teams gebildet. Also ganz klassisch gibt es die unterschiedlichen Ebenen von Company-Ziele, von Team-Zielen und von persönlichen Zielen und die persönlichen Ziele helfen entweder und oder, entweder oder und, ich weiß nicht wie man das auf deutsch richtig sagt, also können beidem helfen oder eben auch nur einem. Das ist dann, das ist die persönlichen Ziele dort mit einzahlen, entweder wie gesagt bei den Bereichen oder nur einem und der Gedanke war so gut, dass wir gesagt haben, wir möchten bestimmte Themenaspekte bei uns voranbringen. Also haben wir bestimmte Topic-Bereiche geschaffen und diese Topic-Bereiche ersetzen bei uns die Teams, heißt aber auch, wir schätzen gerade die optionale Transparenz von Viva Goals, weil wir dann innerhalb der ganzen Firma die jeweiligen Ziele des jeweiligen Themas sehen und können gleichzeitig immer noch darauf Einfluss nehmen, können einen Beitrag dazu leisten, obwohl es keine persönlichen Ziele sind und last but not least helfen dann wiederum diese Themenziele auch dem Unternehmen weiter und unterstützen dann die Unternehmensziele. Lass mich da mal einhaken, weil ich für diejenigen, die Viva so gar nicht kennen, einfach nur eine Erklärung abgeben möchte. Um mal ein an den Haaren herbeigeführtes Objective zu nehmen, wir möchten mehr Umsatz machen, könnte ein Objective sein und darunter gibt es hunderttausende Möglichkeiten wahrscheinlich, wie man das erreichen kann. Jetzt nehmen wir an, wir haben fünf, sechs unter KPIs oder vielleicht sogar unter Objectives und darunter noch mal KPIs gemacht. Jedes einzelne Element in der Visualisierungskette hat so eine Art Balken und es kann sich von 0 bis 100 Prozent ausfüllen. Das heißt nicht unbedingt, dass es 0 bis 100 Prozent als Wert drin sind, aber es ist einfach so eine Art Fortschrittsbalken und das Schöne ist eben, jeder kleine Schritt, der hier gemacht wird, zahlt praktisch auf den Balken auf der obersten Ebene ein. Also wir haben hier wirklich so eine Vererbung mit drin. Das heißt, wenn wir zum Beispiel sagen, uns sind Weiterbildungen sehr wichtig, wir sagen, wir haben so und so viele Weiterbildungen, die wir dieses Jahr erreichen möchten und einer setzt eine Weiterbildung erfolgreich um, macht ein Zertifikat, setzt das in Viva Goals auf, erledigt, dann vererbt sich praktisch dieser Erledigt-Status nach oben durch und dieses ganze Firmenziel rückt etwas näher der Zielerreichung. Und das meinen wir, glaube ich, einfach hier mal erklärt, weil es natürlich ein Podcast ist und man vielleicht sich nicht unbedingt darunter vorstellen kann, wie das Ganze aussieht. Ich glaube, wir haben das ganz knapp unter diesen drei Stunden geschafft, aber das soll auch bloß ein kleiner Einstieg dazu sein. Wenn ihr jetzt Interesse daran habt, was sich zu erfahren, was hinter Viva Goals steht, dann ja, sprecht uns an. Das typische Marketing-Material findet ihr ganz schnell auf der Microsoft-Seite. Die Erfahrungswerte, was es zu beachten gibt, wenn man von einer bisher wahrgenommenen OKR-Implementierung im eigenen Unternehmen spricht bis zur realen OKR-Implementierung und dabei noch der Nutzung von Viva Goals angeht, dann kommt gerne auf uns zu. Sprecht mit uns, wir helfen euch gerne bei der Umsetzung und auch wenn ihr noch Themen und Fragen habt aus dem Bereich Microsoft Teams, Microsoft 365, Security oder wissen wollt, ob euer Unternehmen, euer Team schon change ready ist, dann sind wir die richtigen Ansprechpartner. Wir freuen uns auf eure Kontaktaufnahme über die Webseite www.intosuccess.de oder eine Mail an hello.at.intosuccess.de. Auf unserer Webseite findet ihr auch die Telefonnummer, aber die kann ich echt nicht auswendig. Und damit herzlichen Dank an euch beide, Gerrit, Patrick, vielen Dank. Danke für die Einladung, sehr, sehr gerne. Und bis zum nächsten Mal. Ciao. Ciao. Tschüss.